Ghi nhận trước khi chụp
Hỏi người giữ tư liệu về tên gọi, nơi lưu, chất liệu, kích thước, tình trạng, lịch sử sao chép và quyền được chụp/chia sẻ. Không vệ sinh, ép phẳng hoặc tháo gáy tài liệu quý nếu chưa có người chuyên môn hướng dẫn.
Chụp đủ bìa và từng trang
Dùng ánh sáng đều, tránh bóng tay và phản chiếu; đặt máy song song mặt giấy; chụp bìa, gáy, trang trắng xen kẽ, trang có ghi chú và cả phần hư hỏng. Giữ một ảnh tổng thể, thêm ảnh cận nếu chữ nhỏ.
Đánh số theo thứ tự vật lý
Ví dụ: ho-ten-gia-toc_bia_001.jpg, ho-ten-gia-toc_trang-001.jpg. Không đổi vị trí trang theo phả hệ suy đoán; ghi riêng trang rời, trang mất hoặc số trang bị nhảy.
Lưu bảng kê bên cạnh ảnh
Ghi người cung cấp, ngày chụp, người chụp, tên nguồn nguyên văn, số trang, ngôn ngữ/chữ viết, tình trạng đọc được và phạm vi chia sẻ. Bản phiên âm hoặc dịch cần ghi rõ người thực hiện và ngày sửa.
Giữ nhiều bản độc lập
Giữ bản gốc không chỉnh sửa; tạo bản đọc tiện dụng riêng; sao lưu ở ít nhất hai nơi do gia đình kiểm soát. Ghi lại mọi lần thay thế, bổ sung hoặc sửa mô tả.
Xin phép và rà soát quyền riêng tư
Ẩn thông tin nhạy cảm của người đang sống và xin đồng ý trước khi đưa ảnh, lời kể hoặc liên hệ cá nhân lên mạng. Đăng ký thành viên không đồng nghĩa với quyền cung cấp thay cho mọi người trong gia đình.